Подарки для сотрудников на новый год бухгалтерский учет

Подарки для сотрудников на новый год бухгалтерский учет

Определение подарка

В соответствии с действующим законодательством (Трудовым и Гражданским кодексом), устанавливают следующие его признаки:

  • денежная или иная материальная ценность;
  • передаваемая в собственность на безвозмездной основе;
  • в качестве вознаграждения, не связанного или связанного с трудовой деятельностью (в связи с памятной датой или по итогам года, например).

В этом случае дарителем выступает работодатель, а одаряемым — работник (ст. 191 ТК РФ). И хотя бухгалтерский и налоговый учет детских новогодних подарков сотрудникам нормативные акты конкретно не регулируют, общие правила понятны из толкования действующих законодательных норм. Кроме того, периодически контролирующие органы публикуют разъяснения по применению тех или иных правовых норм.

Оформление подарков

Любое решение работодателя в организации оформляется распорядительным актом — приказом. В ГК РФ указано, как оформить подарки сотрудникам на новый год, — дарение оформляется соответствующим договором. В соответствии со ст. 574 ГК РФ, письменная форма обязательна только в случае, если дарение осуществляется юридическим лицом и стоимость дара превышает 3000 рублей. Существенным условием такого соглашения является его предмет (ст. 572 ГК РФ). Если одариваемых работников много, соглашение делают многосторонним (ст. 154 ГК РФ). Дополнительно потребуется составить ведомость о том, что выдача состоялась в действительности.

Оформление состоит из следующих шагов:

  1. Издание приказа, ознакомление с ним сотрудников под подпись.
  2. Подготовка ведомости и вручение даров по ней.
  3. Заключение договора (при необходимости).

Для упрощенного договора дарения обязательны следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • место и дата его составления;
  • сведения о сторонах: работодателе и работнике;
  • предмет соглашения: описание дара, его стоимость, характеристики;
  • подписи.

Учет подарков в бухучете

Вручение сотрудникам отражается записью по сч. 73. Счет 70 использовать некорректно, так как дарение не связано с выполнением трудовых обязанностей.

Инструкция, как провести бухучет и налогообложение новогодних подарков для детей сотрудников в организации:

Приобретение

Дт 10 Кт 60

Учтена цена приобретения

Дт 19 Кт 60

Учтен входной НДС

Дт 68 Кт 19

Входной НДС заявлен к вычету

Есть еще один способ учесть приобретение детских презентов — отнести их стоимость сразу в дебет счета 91 без отражения приобретения на сч. 10. Учет приобретенных ценностей для детей сотрудников осуществляется за балансом (например, на счете 012 «Подарки и другое имущество»). Объясняется это тем, что приобретенные материалы не признаются активом, так как организация не ожидает получить от их использования экономические выгоды (п. 8.3 «Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России»).

Выдача

Неденежные

Дт 73 Кт 41 (10, 43)

Отражена передача одаряемому

Дт 91 Кт 73

Стоимость признана в расходах

Дт 91 Кт 68

Начислен НДС с безвозмездной передачи

Дт 70 Кт 68

Из зарплаты работника удержан НДФЛ с дара свыше 4000 руб.

Дт 99 Кт 68

Отражено ПНО в размере 20% от стоимости дарения, т. к. для налога на прибыль такие суммы в расходы не принимаются

Денежные

Дт 73 Кт 50

Деньги выданы из кассы

Дт 91 Кт 73

Стоимость признана в расходах

Дт 70 Кт 68

Из зарплаты работника удержан НДФЛ с дара свыше 4000 руб.

Дт 99 Кт 68

Отражено ПНО в размере 20% от стоимости дарения

Предложенные проводки актуальны для отражения презентов для самих сотрудников и их детей и передачи их к любым праздникам и датам.

Для бюджетников действуют иные правила. Минфин рекомендует приобретать их по КОСГУ на новогодние подарки в 2020 году — 349, учитывать как активы и сразу же списывать по счету 040120272 (приказ 209н от 29.11.2017, письмо № 02-07-07/31230 от 26.04.2019).

Подарки клиентам

Сама по себе передача чего-либо сторонним лицам является безвозмездной передачей с начислением НДС и без уменьшения налога на прибыль на стоимость такой передачи. Если вы хотите учесть затраты на покупку презентов для клиентов в составе прочих расходов (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), необходимо обосновать такие расходы, в том числе документально. Закрепите в локальном акте общие критерии клиентов, удержание которых в качестве партнеров экономически значимо для компании. Одним из методов такого удержания является периодическое вручение подарков определенной ценности к определенным в локальном акте праздникам или датам.

Вручение клиентам открыток, затраты на них (включая конверты) учитываются в составе прочих расходов (пп. 24 и 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, ФАС по делу № А40-22927/12-107-106).

Налогообложение

Подоходный налог

НДФЛ с подарков уплачивается, но только с сумм более 4000 рублей. Таково мнение правоприменителей, основанное на толковании норм НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 211, п. 28 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина № 03-04-06/16327 от 08.05.2013). Налогообложению подлежат не только материальные доходы, но и нематериальные.

Расчет налога:

  • суммируем стоимость всех полученных за отчетный год даров и презентов;
  • вычитаем необлагаемую сумму в 4000 рублей;
  • рассчитываем налог по ставке 13% — для резидентов и 30% — для нерезидентов.

Удержание производится с денежных выплат в день выдачи подарка, перечисление — не позже следующего дня, с нематериальных презентов — за счет ближайших по сроку денежных выплат, причем перечисление производится не позже дня, следующего за днем удержания.

Страховые взносы

Страховые взносы, независимо от стоимости и вида презента, на подарки не начисляются. Это мнение представителей госорганов основано на п. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ и изложено в письме Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448 и письме Минтруда от 27.10.2014 № 17-3/В-507.

Налог на добавленную стоимость

НДС на презенты начисляется, мнение представителей госорганов базируется на пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ и изложено в письме Минфина № 03-07-11/16 от 22.01.2009. Начисление налога производится на покупную стоимость дара без НДС, а при дарении собственной продукции предприятия — на себестоимость таковой. Счет-фактура составляется в единственном экземпляре на все презенты по ведомости. Входной НДС принимается к вычету только при наличии счета-фактуры поставщика (письма Минфина № 03-07-11/61750 от 15.08.2019 и № 03-07-09/6171 от 08.02.2016).

Налог на прибыль

В соответствии с п. 16 ст. 270 НК РФ, налог на презенты не начисляется. Данное утверждение подтверждает и мнение правоприменителей. Оно находит отражение в письме Минфина России № 03-04-06/6-329 от 22.11.2012 и письме № 03-03-06/1/653 от 19.10.2010. Подарки представляют собой безвозмездно переданное в собственность работников имущество, при расчете налога на прибыль их стоимость не должна учитываться.

Основные моменты уплаты налогов и сборов с презентов

Предлагаем удобную в использовании таблицу, отражающую основные правила уплаты налогов и сборов при осуществлении дарения работникам ценностей.

Финансовая повинность Подарок работнику в рамках трудовых правоотношений
НДФЛ Необлагаемая сумма дара — 4000 рублей в год. Подарки суммой свыше 4000 рублей (нарастающей суммой по итогам года) облагаются по ставке 13% — для резидентов и 30% — для нерезидентов.
Страховые взносы, включая пенсионные, на медицинское страхование и другие Не начисляются.
НДС Начисляется на покупную стоимость без НДС или на себестоимость.
Налог на прибыль Не начисляется и учитывается в расходах при исчислении налоговой базы.

Налогообложение подарков, полученных от организаций

В соответствии с п. 2 ст. 572 ГК РФ подарком признается безвозмездно переданная в собственность физлица вещь либо имущественное право. На стороне дарителей могут выступать в том числе организации и ИП, которые могут дарить подарки, например, своим работникам, клиентам и потенциальным покупателям.

Причем в ряде случаев дарение подарков влечет возникновение обязанностей налогового агента по НДФЛ и необходимость уплаты налога со стоимости переданного подарка.

По закону при определении налоговой базы по НФДЛ учитываются все доходы физлица, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды.

shutterstock_1642999537.jpgДоходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить (ст. 41 НК РФ). Подарки в этом смысле исключением не являются.

Вместе с тем далеко не все подарки являются объектом налогообложения по НДФЛ. Так, не облагаются налогом подарки, поступающие физлицам от организаций и ИП, чья стоимость не превышает 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ). С таких подарков НДФЛ не платится.

При этом стоимость подарка в размере, превышающем установленное ограничение в 4 000 рублей, подлежит обложению налогом в общеустановленном порядке. То есть, если организация дарит физлицу больше 4 000 рублей, то с суммы превышения необходимо исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ.

Причем пороговое значение в 4 000 рублей считается за налоговый период, то есть за целый год. Это значит, что сувенирная продукция, стоимостью до 4 000 рублей, единоразово подаренная клиентам или возможным покупателям, не облагается налогом. При дарении подобных подарков у организации не возникает обязанности по исчислению, удержанию и уплате НДФЛ.

Если же организация подарит сотруднице 2 000 рублей, скажем, к 8 марта, а на Новый год (в этом же году) подарит ей же еще 4 000 рублей, то НДФЛ с полученных подарков в этом случае придется заплатить.

Но налог в размере 13% будет исчисляться не с совокупной величины подарков (2 000 + 4 000), а именно с суммы, которая превышает величину в 4 000 рублей. Иными словами, в данном случае организация-даритель должна будет заплатить в бюджет НДФЛ в размере 260 рублей (2 000 х 13%).

Уплата налога с подарков от организаций

Срок уплаты налога - не позднее дня, следующего за днем вручения подарка в денежной форме.

Но если подарок стоимостью свыше 4 000 рублей вручается организацией в натуральной форме (например, в виде сувениров, украшений, дорогих букетов и т.д.), налог должен быть удержан в день выплаты ближайшей зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

В том случае, если организация по каким-либо причинам не смогла удержать и перечислить НДФЛ со стоимости подарка свыше 4 000 рублей, то полученный таким образом доход декларирует и уплачивает НДФЛ уже сам одаряемый, а не организация-даритель.

Это возможно, в частности, в тех случаях, когда организация подарила физлицу дорогостоящий подарок, но впоследствии никаких выплат (зарплаты, премии и т.д.) в течение налогового периода в его пользу так и не произвела.

В таких ситуациях организация должна будет письменно уведомить ИФНС и самого налогоплательщика о невозможности удержания НДФЛ и сумме налога, подлежащего уплате с врученного подарка.

Для этого в ИФНС и физлицу направляется справка 2-НДФЛ с признаком 2. Срок направления такой справки - не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если до окончания налогового периода организация все же выплатит налогоплательщику какие-либо денежные средства, она обязана будет произвести из них удержание налога с учетом не удержанных ранее сумм. После окончания налогового периода и письменного сообщения о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате возлагается на физлицо (письмо ФНС от 22.08.2014 № СА-4-7/16692).

То есть, направив справку 2-НДФЛ с признаком 2, организация освобождается от обязанностей налогового агента в части удержания и уплаты НДФЛ с врученного физлицу подарка. НДФЛ будет уплачивать уже сам налогоплательщик, получивший подарок, на основании уведомления, которое ему вышлет ИФНС. При этом физлицо должно будет уплатить НДФЛ не позднее 15 июля года, который идет за годом получения подарка (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Учет подарков в составе расходов

Если к самому факту дарения организациями подарков налоговики относятся снисходительно, поскольку законодательство не запрещает такое дарение, то с возможностью учета стоимости подарков в расходах организации все обстоит гораздо сложнее.

Дело в том, что в соответствии с действующими правилами расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

shutterstock_516344947.jpgПри этом НК РФ прямо устанавливает правило, согласно которому при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций нельзя учитывать расходы в виде безвозмездно переданного имущества и расходов, связанных с такой передачей (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Поскольку дарение подарков как раз и является безвозмездной передачей имущества, то с позиции проверяющих затраты на приобретение этих подарков не могут включаться в налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письмо Минфина от 18.09.2017 № 03-03-06/1/59819). Причем это правило справедливо не только для ОСНО, но и для УСН.

Вместе с тем организация все же может на свой страх и риск отнести подарочные затраты к представительским, рекламным расходам и расходам на оплату труда. При этом расходы на подарки должны быть должным образом подтверждены и обоснованы.

Например, организация в рекламных целях может презентовать своим клиентам, потенциальным покупателям и партнерам фирменную сувенирную продукцию.

Чтобы учесть стоимость такой продукции в составе рекламных расходов, у организации должны быть не только первичные документы на приобретение такой продукции, но и документ, подтверждающий, что эта продукция использовалась именно в рамках рекламного мероприятия (письмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852).

То есть организация должна доказать, что подаренные сувениры вручаются потенциальным покупателям и партнерам не просто так, а именно с целью увеличения клиентской базы и, как следствие, получения доходов.

Что касается подарков, вручаемых своим сотрудникам, то они в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли должны быть непосредственно связаны с производственной деятельностью работников, а еще лучше – являться составной частью заработной платы.

При этом такие подарки в качестве стимулирующих выплат необходимо прописать в локальных нормативных актах или в положении о премировании (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 17.12.2014 № А50-2698/2014).

Но в любом случае организация должна быть готова к тому, что свою правоту предстоит отстаивать в судебном порядке, поскольку налоговики, как правило, не считают затраты на подарки экономически оправданными расходами.

Если организация желает избежать возможного доначисления налогов и судебных разбирательств с налоговиками, то вручение подарков следует производить за счет чистой прибыли. То есть уже после уплаты налога и без учета стоимости подарков в составе расходов.

НДС с подарков

При дарении подарков как сотрудникам организации, так и ее клиентам происходит безвозмездная передача в собственность физлица какого-либо имущества или имущественного права (ст. 572 ГК РФ).

В свою очередь объектом налогообложения НДС признаются операции по реализации товаров, работ и услуг на территории РФ (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Причем под реализацией в указанной норме подразумевается в том числе и передача права собственности на товары, работы и услуги на безвозмездной основе.

Таким образом, товары, безвозмездно переданные работникам или клиентам (потенциальным клиентам) организации в качестве подарков, являются объектом налогообложения НДС на общих началах.

При этом налоговая база по данным операциям определяется в соответствии с п. 1 ст. 154 НК РФ. То есть исходя из рыночной (покупной) стоимости подарков с учетом акцизов (для подакцизных товаров) и без включения в них налога на добавленную стоимость.

В свою очередь рыночная стоимость приобретенных организацией подарков может быть подтверждена на основании счетов-фактур или товарных накладных от поставщиков (письмо Минфина от 04.10.2012 № 03-07-11/402).

В то же самое время суммы НДС, предъявленные организации-дарителю при приобретении подарков, разрешается заявить к вычету (постановление Президиума ВАС РФ от 25.06.13 № 1001/13).

Налог на прибыль с презентов

Презент, независимо от того, кому он предназначается, сотруднику или его ребенку, признается в учете имуществом компании, которое подлежит безвозмездной передаче. Следовательно, бухучет и налогообложение новогодних подарков для детей сотрудников ведется по особым правилам. Расходы на приобретение сувениров нельзя учесть в качестве затрат, уменьшающих налоговую базу при расчете налога на прибыль организации. Такие указания содержатся в п. 16 ст. 270 НК РФ.

Если компания применяет упрощенную систему налогообложения по форме «Доходы минус расходы», затраты на подарки детям работников на новый год учесть в составе расходов тоже нельзя (ст. 346.16 НК РФ).

Порядок учета НДС

Сувенир — это передача права собственности на имущество (товары) на безвозмездной основе. В процессе исчисления налога на добавленную стоимость безвозмездная передача прав собственности или вручение сувенира признается реализацией. Такие нормы закреплены в абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ. Следовательно, ведется и бухгалтерский и налоговый учет детских новогодних подарков сотрудникам: с рыночной стоимости сувенира исчисляется НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ).

Налог исчисляется двумя способами, в зависимости от того, по какой стоимости были учтены гостинцы:

  1. В цену включен «входной» НДС. В таком случае рассчитывайте сумму налогового обязательства с межценовой разницы (п. 3 ст. 154 НК РФ).
  2. Цена не включает НДС. Если в счете-фактуре на приобретение подарочка стоит отметка «без НДС», при расчетах учитывайте указания статьи 105.3 и п. 2 ст. 154 НК РФ.

Учитывайте «входной» НДС на новогодние сувениры по общеустановленным правилам.

НДФЛ с подарков детям

А вот как удерживается НДФЛ и страховые взносы из-за новогодних подарков детям сотрудников: если совокупная стоимость всех сувениров, полученных физическим лицом в течение календарного года, не превышает 4000 рублей, то рассчитывать и удерживать налог на доходы физических лиц не нужно. Такие указания регламентированы в п. 28 ст. 217 НК РФ.

Под физическим лицом понимается как сотрудник, так и его ребенок — все зависит от того, кому вручают новогодний презент по документам. Например, в приказе руководителя получателями новогодних сувениров указывают работников компании, а не их детей.

В таком случае бухгалтер проверяет, не превышен ли лимит по подаркам по каждому из сотрудников. Если обнаружится, что кто-то из работников получит ценных презентов на сумму более 4000 рублей, с разницы следует начислить налог. Удерживать НДФЛ следует с ближайших доходов, которые будут начислены работнику.

Страховые взносы

Начислять страховые взносы на новогодние презенты или нет, напрямую зависит от получателя. Если выдача новогодних сувениров детям сотрудников по приказу оформлена непосредственно на детей, то начислять страховые взносы не нужно. Причем независимо от стоимости презента. Между работодателем и ребенком не заключено никаких договоров, они не связаны трудовыми либо гражданско-правовыми взаимоотношениями (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125).

Если получатель является работником учреждения, у контролирующих органов при проверке выдачи сувениров возникают вопросы и претензии. Чтобы исключить конфликт с проверяющими органами, заключите с подчиненным договор дарения. Передача презента по договору дарения не признается объектом налогообложения (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Почему нас стоит читать

В 2020 году портал БУХ.1С читали более 8.6 млн человек, а мы опубликовали для вас 3660 новостей по налогам, бухгалтерскому учету и автоматизации и 550 статей и ответов на вопросы по программам 1С. Мы рады, что вы находите на нашем ресурсе полезные для себя материалы! Оставайтесь с нами и в новом 2021 году. 

Мы делаем для вас не только сайт, но и канал в Яндекс.Дзен и ведем страницы в самых популярных социальных сетях:

ВКонтакте

Facebook

Одноклассники

Twitter

Telegram

Instagram

Аудитория наших соцсетей – более 100 тысяч человек. Кстати, кто еще не с нами, подписывайтесь – о налогах, бухучете и 1С мы рассказываем просто и порой даже весело.

Весной, в начале пандемии коронавируса и перехода на дистанционную работу, мы создали чат в Telegram для общения бухгалтеров на удаленке. Сейчас в этом чате уже более 1600 бухгалтеров консультируют друг друга по бухгалтерским вопросам. Присоединяйтесь и вы – болтать с коллегами не только приятно, но и полезно!

Кроме того, у нас работает и канал на YouTube, где мы публикуем видеоуроки по работе с программами «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом».

Несмотря на удаленный формат работы, мы провели для вас Единый онлайн-семинар для бухгалтеров и руководителей и еженедельно читаем лекции в 1С:Лектории.

А 18 декабря мы организовали и провели онлайн-встречу читателей сайта с разработчиками 1С:Бухгалтерии 8. Это уникальное мероприятие, на котором бухгалтеры из любого города или поселка страны могли получить информацию о программе из первых рук.

Вся правда о бухгалтерах - на БУХ.1С

В 2020 году мы создали для вас новую рубрику «Бухгалтер в ответе», в которой встречаемся с самыми разными бухгалтерами (как главными, так и не очень) и беседуем с ними о жизни, работе и, конечно же, программах и сервисах 1С.

В этом году самый популярный материал рубрики – интервью с Алексеем Анисимовым о самостоятельности и круглосуточно подчиненном главбухе.

Алексея мы нашли в Instagram - обратили внимание на песню, которую он сочинил и посвятил БУХ.1С.

Бухгалтеры о себе и своей работе

В 2019 году мы открыли для вас веселую рубрику «Записки неадекватного главбуха», где ваши коллеги-бухгалтеры рассказывают о своей жизни и работе. В 2020 году эта рубрика также пользовалась успехом у читателей.

Топ-3 материалов этой рубрики:

1. Записки неадекватного главбуха: про вирус и самоизоляцию бухгалтерии – 47 264 просмотров

Алла Викторовна, бухгалтер с 17-летним стажем из Санкт-Петербурга рассказала редакции БУХ.1С, что же не так с бухгалтерскими анекдотами.

3. Записки неадекватного главбуха: про подарки на 8 марта от коллег – 26 067 просмотров

Светлана, главбух с 20-летним стажем, рассказала редакции БУХ.1С, что же не так с праздниками и подарками на работе и почему она так возмущена.

Самые популярные материалы на БУХ.1С в 2020 году

Новость «Минтруд подготовил новые правила выплаты детских пособий» прочитали 142 861 раз. Мы рассказали о подготовленных Минтрудом новых правилах назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей.

Статью на больную для бизнеса тему «Отмена ЕНВД: как перейти на другой налоговый режим с 2021 года» прочитали 136 132 раза. С 01.01.2021 года налоговый спецрежим ЕНВД прекращает свое существование. Мы рассказали, как организациям и ИП на ЕНВД правильно сменить налоговый режим.

Актуальную в коронавирусный период статью «Какие налоги и кому спишут за II квартал 2020 года» прочитали 73 453 раза. 8 июня 2020 года Президент подписал Федеральный закон от 08.06.2020 № 172-ФЗ, освобождающий предприятия малого и среднего бизнеса из наиболее пострадавших отраслей от уплаты налогов и страховых взносов за 2 квартал 2020 года.

Документальное оформление

Основанием для приобретения и выдачи подарков является в первую очередь приказ руководителя предприятия, в котором следует указать:

  • основание и цель передачи подарков (поздравление с Новым годом);
  • категорию лиц, для которых предназначаются подарки (работники, арендодатели и т. п.);
  • порядок закупки и выдачи подарков. Например, можно прямо привести место закупки подарков, их предельную стоимость, порядок и место выдачи и т. п. Смету расходов на приобретение подарков можно утвердить отдельным приложением к приказу;
  • срок выполнения;
  • лицо, ответственное за закупку подарков и представление отчета о фактических расходах. Это может быть как одно лицо, так и несколько (одно закупает, другое готовит и подает отчет).

Документами, подтверждающими приобретение подарков, могут быть договор, накладная. Если подарки приобретались за наличные подотчетным лицом, в бухгалтерию подается Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841). К отчету прилагаются документы, подтверждающие такое приобретение (чеки РРО, накладные и т. п.).

Если подарки предоставляются конкретному физическому лицу (а не передаются непосредственно школе, детсаду и т. п.), следует составить отдельную ведомость с перечнем физлиц, которым будут вручены подарки.

Списать выданные подарки с баланса можно, например, на основании расходной накладной (форма № М-11, форма утверждена Приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193) или акта на списание в произвольной форме.

НДС

В случае приобретения подарков у плательщиков НДС предприятие имеет право отнести сумму входного НДС к налоговому кредиту на основании налоговой накладной, зарегистрированной в Едином реестре налоговых накладных (далее – НН, ЕРНН). Ведь единственным условием возникновения права на налоговый кредит является НН, зарегистрированная в ЕРНН. При этом не столь важно, для каких целей предприятие приобретает ТМЦ (п. 198.1, 198.3, 198.6 Налогового кодекса, далее – НК).

Что касается непосредственно передачи подарков, то такая операция облагается НДС на общих основаниях. Ведь дарение товаров подпадает под определение «поставка товаров» в соответствии с пп. 14.1.191 НК. Причем неважно, кому именно предоставляются подарки (работникам, их детям, школе, детсаду и т. п.). НДС придется начислять в любом случае.

Обратите внимание: в случае передачи подарков НДС начисляется независимо от того, с НДС или без НДС приобретали подарки.

База обложения НДС зависит от способа получения подарков: приобрели на стороне или произвели сами (например, когда подарком является продукция собственного производства). Так, если передаются (п. 188.1 НК):

  • подарки, приобретенные на стороне, базой налогообложения является стоимость их приобретения;
  • продукция собственного производства, то такой базой является ее обычная цена. Внимание! Себестоимость продукции не имеет отношения к обычной цене.

Нужно ли на стоимость подарков, приобретенных с НДС, начислять компенсирующие налоговые обязательства (далее – НО) в соответствии с п. 198.5 НК?

Нет, не нужно. Объясним почему.

Этот вопрос возникает в связи с тем, что согласно п. 198.5 НК в случае, если приобретенные с НДС товары (услуги) предназначены для использования или начинают использоваться в не облагаемых налогом операциях или в нехозяйственной деятельности, плательщик НДС обязан признать условную продажу таких товаров и составить НН.

Но, как указывают налоговики (ОИР, категория 101.06), если бесплатно переданные товары признаются отдельной операцией поставки (как в нашей ситуации), то дополнительное начисление НО не осуществляется.

Составляем НН

Поскольку в данном случае договорная цена равняется нулю (подарки выдаются бесплатно), то есть база налогообложения превышает договорную цену, предприятию придется выписать две НН (п. 15 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 31.12.15 г. № 1307, далее – Порядок № 1307):

  • одну – на договорную цену (суммы поставки и НДС в ней будут равняться нулю);
  • вторую – исходя из базы налогообложения (цена приобретения подарков или обычная цена продукции собственного производства).

Первая НН выписывается на дату оформления документа, подтверждающего факт передачи подарков. Это может быть накладная, ведомость и т. п.

Такая НН заполняется как на обычного неплательщика НДС.

В шапке НН указывают (п. 12 Порядка № 1307):

  • тип причины «02 – составлена на поставку неплательщику налога» и делается отметка «Х» о том, что НН не выдается покупателю;
  • условный ИНН – «100000000000»;
  • налоговый номер покупателя не приводится;
  • в графе «Получатель (покупатель)» пишется «Неплательщик».

В разделе А в строках, предназначенных для стоимостных показателей, проставляются нули.

Раздел Б заполняется следующим образом:

  • в графе 2 «описание (номенклатура) товаров/услуг продавца» указывается наименование подарка;
  • графе 3.1 – код подарка согласно УКТВЭД;
  • графах 7, 10 проставляются нули;
  • графа 11 не заполняется.

Остальные графы раздела Б заполняются в обычном порядке.

Обратите внимание: нет необходимости выписывать НН на каждое лицо, которому вручается подарок, ведь такие НН не выдаются покупателю. Предприятие может выписать одну НН на всех одариваемых физических лиц. Главное – сделать это на дату возникновения НО, то есть на дату оформления документа, подтверждающего передачу подарков.

Вторая НН выписывается на сумму превышения базы налогообложения над договорной ценой, то есть или на стоимость приобретения подарков (если их приобрели на стороне), или на обычную стоимость (если подарком является продукция собственного производства).

Эта НН заполняется следующим образом (п. 8, 15, 16 Порядка № 1307):

  • в левом верхнем углу делается отметка о том, что НН не выдается покупателю, и приводится тип причины «15»;
  • строках «Получатель (покупатель)» и «ИНН получателя (покупателя)» указываются собственные данные сельхозпредприятия;
  • графе 2 раздела Б «Описание (номенклатура) товаров (услуг) поставщика (продавца)» приводится номенклатура товаров, а также пишется: «превышение базы налогообложения, определенной в соответствии со ст. 188 и 189 НК, над фактической ценой поставки»;
  • графы 3.1–3.3, 4, 5 и 12 раздела Б не заполняются.

К сведению: вторая НН может быть составлена как обычная или как сводная. Если принято решение выписать сводную НН, в ее левом верхнем углу в поле «Сводная налоговая накладная» следует проставить код «3». Сводную НН можно оформить не позднее последнего числа месяца, в котором были вручены подарки.

Обе НН подлежат регистрации в ЕРНН в общем порядке.

Бухгалтерский учет

Оприходовать приобретенные подарки целесообразно на субсчет 209 «Прочие материалы» по первоначальной стоимости, которая формируется согласно п. 9 П(С)БУ 9 «Запасы».

Если подарки приобретались за наличные через подотчетное лицо, то следует сделать запись: Дт 372 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт 301 название – выдана наличность подотчетному лицу, Дт 209 – Кт 372 – оприходованы через подотчетное лицо приобретенные ТМЦ.

Если подарки передаются не конкретному физическому лицу, а, например, школе, детсаду и т. п., то с баланса они просто списываются на прочие расходы записью Дт 949 «Прочие расходы операционной деятельности» – Кт 209. Такой же проводкой списывают подарки, предоставленные физическим лицам, которые не являются работниками предприятия (бывшим работникам и т. п.).

Если же подарки предназначены работникам или их детям, то отражение в бухучете зависит от статуса подарка: дополнительное благо или поощрение (денежное/неденежное), которое является составляющей фонда оплаты труда.

Напомним, дополнительное благо – это средства, материальные или нематериальные ценности, услуги, прочие виды дохода, которые выплачиваются (предоставляются) налогоплательщику налоговым агентом, если такой доход не является зарплатой и не связан с выполнением обязанностей трудового найма или не является вознаграждением по гражданско-правовым договорам (соглашениям), заключенным с таким плательщиком (пп. 14.1.47 НК).

Обычно подарки работникам или их детям предоставляют как дополнительное благо, которое при определенных условиях не облагается НДФЛ и военным сбором (подробнее см. на с. 13 номера). В таком случае дарение отражается проводкой Дт 663 «Расчеты по другим выплатам» – Кт 209.

Если подарок все-таки предоставляется работнику как поощрение по результатам годовой работы (т. е. связан с выполнением трудовых обязанностей), то он относится к прочим поощрительным и компенсационным выплатам в составе фонда оплаты труда (пп. 2.3.2 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5). В бухучете эта операция сопровождается записью Дт 661 «Расчеты по заработной плате» – Кт 209.

Стоимость подарков включается в те же расходы, что и зарплата работников, которые их получают: административные (счет 92), сбытовые (счет 93), все другие (счет 94).

Начисление НО на стоимость подарков (кроме освобожденных от обложения НДС) отражается записью Дт 949 – Кт 641/НДС.

Пример

ТОВ «Ромашка» приобрело новогодние подарки (кондитерские наборы) в количестве 300 шт. по цене 200 грн/шт. (кроме того НДС – 40 грн). Подарки переданы:

  • работникам – 175 шт.;
  • подшефному детсаду – 125 шт.

Поскольку стоимость подарка меньше не облагаемого налогом «подарочного» минимума, НДФЛ и военный сбор из нее не удерживаются. А вот ЕСВ на стоимость подарков, предоставленных работникам, придется начислить.

В учете эти операции отражаются следующим образом:

(грн)


п/п

Содержание операции

Первичные
документы

Бухгалтерский учет

по общему Плану счетов

Сумма

Дт

Кт

1

2

3

4

5

6

1

Выдана наличность подотчетному лицу

Расходный кассовый ордер
(типовая форма № КО-2)*

372

301

72 000

2

Оприходованы через подотчетное лицо приобретенные подарочные наборы:

– на стоимость приобретенных наборов

Отчет о расходовании подотчетных
средств, приходная накладная

209

372

60 000

– на сумму НДС

НН, зарегистрированная в ЕРНН

641

372

12 000

3

Начислен доход работникам в виде подарков (200 х 175 шт.)

Ведомость выдачи
подарков

91, 92 и т. д.

663

35 000

4

Начислен ЕСВ

651

7 700

5

Выданы подарки работникам

Акт на списание подарков
(произвольной формы)
или расходная накладная

663

209

35 000

6

Начислено НО (35 000 х 20 %)

НН

949

641

7 000

7

Переданы подарки детскому саду (200 х 125 шт.)

Акт на списание подарков
(произвольной формы) или накладная
(внутрихозяйственного назначения)

949

209

25 000

8

Начислено НО (25 000 х 20 %)

НН

949

641

5 000

9

Отнесены на финрезультат:

– расходы на предоставление подарков работникам

Бухгалтерская
справка


791


91, 92


35 000

– расходы на предоставление подарков детсаду

791

949

25 000

– сумма НДС

791

949

12 000

* Приложение 3 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.

Учет и налогообложение неденежных подарков

В НКУ есть такое понятие как дополнительное благо. Если физлицо получает бесплатно товары или услуги, они должны быть включены в состав его месячного налогооблагаемого дохода и облагаться НДФЛ в размере 18% и ВС в размере 1,5%.

Однако, если такое лицо получает неденежный подарок, стоимость которого не превышает 25% от минимальной зарплаты (по состоянию на 1 января отчетного года), тогда такой подарок освобождается от налогообложения. В 2020 году подарки стоимостью до 1180,75 гривен не облагаются НДФЛ и ВС. Если вы расщедрились и стоимость подарка превышает сумму 1180,75 гривен, тогда сумма превышения облагается НДФЛ и ВС.

Несмотря на то, что подарки могут облагаться или не облагаться НДФЛ и ВС, их стоимость всё равно нужно отобразить в отчете 1-ДФ (он подаётся последний раз в 2021 году за 4 квартал 2020 года. Начиная с 2021 года будем подавать объединённый отчет по ЕСВ, НДФЛ и ВС). Подарок стоимостью до 1180,75 гривен в отчете показываем с признаком дохода “160”. Стоимость превышения с признаком дохода “126”.

Что касается ЕСВ, то любой подарок (неденежный) включается в состав прочих поощрительных и компенсационных выплат и соответственно вся его стоимость облагается ЕСВ в размере 22%. В данном случае нет минимальной стоимости подарка, которая бы освобождалась от налогообложения ЕСВ.

В Додатке-4 (ЕСВ отчет) стоимость подарка показываем вместе с зарплатой.

Если вы являетесь плательщиками НДС, тогда при оплате подарков и наличии у вас налоговой накладной от поставщика, вы можете включить оплаченный НДС в свой налоговый кредит.

Выдача подарков сотрудникам считается поставкой. Соответственно вы должны будете начислить НДС-обязательства. Для этого нужно составить и зарегистрировать в ЕРНН две налоговые накладные:

  • первую НН - на нулевую (договорную) стоимость подарков;
  • вторую НН - на сумму минимальной базы с указанием типа причины “15”.

Подарки от работодателя

Документальное оформление.Для того чтобы правильно учесть закупку и раздачу детских новогодних подарков и не нарваться на претензии контролеров, нужно тщательно подойти к оформлению всех первичных документов.

Главный подарочный документ — приказ (распоряжение) о выдаче детских подарков. В нем, кроме прочей стандартной информации, обязательно укажите, кто будет получателем подарков — работник предприятия(родитель ребенка) или непосредственно сам ребенок. К примеру, формулировка приказа может выглядеть так:

 «вручить работникам, имеющим детей, детские новогодние подарки» — в этом случае получателями подарочного дохода будут именно работники* и их Ф. И. О. указывают в ведомости выдачи подарков;

 «вручить детям работников предприятия подарки к Новому году» — тогда получатели дохода — дети и именно их Ф. И. О. вносят в ведомость выдачи подарков.

Здесь же, в приказе, непременно установите предельный возраст ребенка, до достижения которого ему (на него) выдают подарок. Как правило, на практике на подарок могут рассчитывать дети до 18 лет (т. е. пока физлицо считается ребенком с точки зрения ст. 6 СКУ).

После того как приказ готов, нужно посчитать количество детей, составить и утвердить смету на закупку подарков.

Выдают подарки получателям под подпись в ведомости выдачи подарков, составленной в произвольной форме

Ну и, кроме того, не лишним будет составить акт на списание детских подарков.

НДФЛ и ВС.Уйти от НДФЛ в этом случае дает право «подарочный» п.п. 165.1.39 НКУ. Он позволяет не включать в налогооблагаемый доход получателя (не важно — родителя или самого ребенка) стоимость неденежногоподарка (его часть), которая не превышает 25 % минимальной заработной платы (в расчете на месяц), установленной на 1 января отчетного налогового года. То есть в 2020 году предприятие вправе не облагать НДФЛ стоимость неденежных подарков, если она не превышает 1180,75 грн (4723 грн х х 25 %) в расчете на месяц.

Более того, не удерживают из необлагаемого подарочного дохода и ВС (п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Обратите внимание! Если работник получает подарки на нескольких детей или работодатель дарит новогодние подарки не только его детям, но и самому сотруднику, тогда с предельной величиной сравнивают общую стоимость всех неденежных подарков, полученных лицом в отчетном месяце от одного налогового агента.

Сумма превышения увеличивает налогооблагаемый доход работника на основании п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ. Поэтому из нее удерживают НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.

Причем помните (!): базу налогообложения для удержания НДФЛ и ВС налоговики рекомендуют определять по-разному. В НДФЛ-базу попадает облагаемая часть стоимости подарка, рассчитанная по обычным ценам и увеличенная на «натуральный» коэффициент (п. 164.5, п.п. 164.2.17 НКУ). При ставке налога 18 % его величина равна 1,219512. А вот в базу обложения ВС неденежные подарки попадают без применения «натурального» коэффициента (см. письмо ГНСУ от 19.08.2020 г. № 3460/ІПК/99-00-04-05-03-06, 126.05 БЗ).

В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ подарочные доходы получателей (работников или их детей) показывают с признаком дохода*:

— «160» — в пределах 1180,75 грн (т. е. в не облагаемой по п.п. 165.1.39 НКУ части);

— «126» — в части стоимости подарка, превышающей 1180,75 грн.

В разделе II Налогового расчета по форме № 1ДФ показывают как облагаемую, так и не облагаемую ВС часть стоимости подарка.

ЕСВ.Независимо от того, кто является получателем подарка (работник или его ребенок), на подарочный доход ЕСВ начислять не нужно. А вот основания для такого вывода разные:

— если получателями подарков являются дети работников — от уплаты соцвзноса спасает отсутствие у них трудовых отношений с предприятием;

— если получателями подарков являются сами работники — сэкономить на ЕСВ позволяют п. 8 разд. II Перечня № 1170 и п. 3.23 Инструкции № 5.

Но будьте внимательны (!): и Инструкция, и Перечень освобождают от начисления ЕСВ стоимость подарков детям, не достигшим 18-летнего возраста. А вот если вдруг вы (сознательно или по недосмотру) осчастливите подарком совершеннолетнего ребенка работника, то стоимость подарка для целей ЕСВ превратится для такого работника в зарплату. А значит, придется уплатить ЕСВ. Для подтверждения «льготного» возраста детей рекомендуем иметь под рукой копии их свидетельств о рождении.

Бухучет.При приобретении детские подарки включают в состав запасов по их первоначальной стоимости (Дт 209 «Прочие материалы»).

Стоимость выданных подарков попадает в состав расходов (Дт 949 «Прочие расходы операционной деятельности»)

Налог на прибыль.Так как стоимость подарков попадает в бухрасходы, она автоматически уменьшает объект обложения налогом на прибыль. При этом беспокоиться о «нехозяйственности» таких затрат не нужно. А еще у высокодоходников не возникает никаких налоговых разниц, в том числе и «бесплатных», согласно п.п. 140.5.10 НКУ. Правда, если предприятие закупает подарки детям сотрудников через профсоюз, то нужно помнить о разнице из п.п. 140.5.9 НКУ. Он требует увеличивать финрезультат на сумму средств, перечисленных в течение отчетного (налогового) года неприбыльным организациям в размере, превышающем 4 % налогооблагаемой прибыли предыдущего отчетного года.

НДС.При наличии налоговой накладной (НН), зарегистрированной в ЕРНН, суммы «входного» НДС по детским подаркам включают в состав налогового кредита (пп. 198.3 и 198.6 НКУ).

Передача подарка получателю — повод для начисления НДС-обязательств исходя из цены его приобретения на основании п. 188.1 НКУ. При этом в подтверждение начисленных обязательств нужно выписать две НН: первую — на договорную (т. е. нулевую) стоимость, а вторую — на минбазу (стоимость приобретения подарка). Обе НН нужно зарегистрировать в ЕРНН (см. также «Реализация детских новогодних подарков и НДС-льгота» этого номера). Избавить от начисления НДС-обязательств вас может только включение стоимости детских подарков в состав стоимости других облагаемых товаров (работ, услуг), реализуемых предприятием (см. «Подарки контрагентам и клиентам» этого номера).

К слову, налоговики не против кодирования в НН подарочных кондитерских (и не только) наборов одной строкой (см. письмо ГНСУ от 27.12.2019 г. № 2181/6/99-00-07-03-02-15/ІПК, 101.16 БЗ). О заполнении НН при продаже подарочных наборов см. также «Готовим к продаже подарочные наборы» этого номера.

Пример. Предприятие приобрело новогодние подарки для детей своих сотрудников. Стоимость одного подарка — 240 грн (в том числе НДС 20 % — 40 грн). Другие неденежные подарки работникам предприятия в 2020 году не предоставляли.

Учет детских новогодних подарков за счет предприятия

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн

Дт

Кт

1

Детский новогодний подарок выдан работнику

663

209

200*

2

Начислены НДС-обязательства

663

641/НДС

40

3

Стоимость подарка списана в состав расходов

949

663

240

* Если стоимость подарка не превышает не облагаемую по п.п. 165.1.39 НКУ величину (в 2020 году — 1180,75 грн), то ни НДФЛ, ни ВС с нее не удерживаем. Кроме того, п. 8 разд. II Перечня № 1170 и п. 3.23 Инструкции № 5 освобождают от начисления на стоимость детских подарков ЕСВ.